Ako povoliť poznámky s umelou inteligenciou v aplikácii Teams

Stručná odpoveď: Poznámky s umelou inteligenciou v aplikácii Teams fungujú najlepšie, keď správcovia najprv povolia správne pravidlá pre Copilota a prepis a potom organizátori zapnú Facilitátora alebo použijú Recap v podporovaných stretnutiach. Ak nie je správne nastavené licencovanie, prepis alebo typ stretnutia, poznámky sa nemusia zobraziť alebo môžu byť neúplné.

Kľúčové poznatky:

Ovládanie správcu: Pred očakávaním zobrazenia poznámok AI si skontrolujte pravidlá pre schôdze v aplikácii Teams.

Kontrola licencie: Priraďte funkcie Facilitátor, Zhrnutie a Druhý pilot k správnemu oprávneniu.

Požiadavka na prepis: Povoľte a spustite prepis, keď sú dôležité poznámky s umelou inteligenciou po schôdzi.

Príprava stretnutí: Na zlepšenie výstupov využívajte naplánované a podporované stretnutia s jasným programom.

Ľudská kontrola: Pred zdieľaním poznámok overte mená, rozhodnutia, termíny a citlivé údaje.

1. Čo znamenajú poznámky umelej inteligencie v aplikácii Teams 🤖

Predtým, ako sa pustíme do toho , ako povoliť poznámky s umelou inteligenciou v aplikácii Teams, je potrebné rozlíšiť tri podobne vyzerajúce funkcie:

• Poznámky generované umelou inteligenciou počas stretnutia – zvyčajne prostredníctvom Facilitátora v stretnutiach v Teams.

• Poznámky umelej inteligencie v súhrne – poznámky a následné úlohy zobrazené po stretnutí alebo udalosti.

• Poznámky zo schôdze Copilot – poznámky vygenerované prostredníctvom služby Microsoft 365 Copilot z chatu alebo zhrnutia schôdze.

Facilitátor dokáže generovať poznámky s umelou inteligenciou v reálnom čase, sumarizovať kľúčové rozhodnutia, dokumentovať otvorené otázky, odpovedať na otázky v chate na stretnutí a pomáhať so správou úloh. Spoločnosť Microsoft uvádza, že je potrebná licencia Microsoft 365 Copilot , hoci interní účastníci stretnutia môžu vidieť živé aktualizácie hneď po jeho spustení.

Tento rozdiel je dôležitý, pretože jeden človek môže povedať „Poznámky umelej inteligencie“ a myslieť tým prepracovaný panel s živými poznámkami, zatiaľ čo iný človek myslí kartu s poznámkami umelej inteligencie po schôdzi. Tá istá kuchyňa, iné zásuvky.

2. Stručný kontrolný zoznam pred povolením poznámok s umelou inteligenciou v aplikácii Teams ✅

Tu je tá suchá, ale dôležitá časť. Poznámky AI sa magicky nezobrazia len preto, že niekto klikol na tlačidlo „Pripojiť sa“. Zvyčajne potrebujete správnu licenciu, správne pravidlá správcu, povolený prepis a formát schôdze, ktorý túto funkciu podporuje.

Najprv skontrolujte tieto:

• Vaša organizácia používa Microsoft 365 Copilot pre živé poznámky facilitátora s umelou inteligenciou alebo Teams Premium/Copilot , kde sa používajú funkcie inteligentného zhrnutia.

• Prepis je povolený pravidlami pre stretnutia v aplikácii Teams.

• Copilot nie je blokovaný administrátorskými pravidlami.

• Stretnutie je plánované stretnutie v aplikácii Teams, kde je táto funkcia podporovaná.

• Organizátor alebo prezentujúci má povolenie zapnúť príslušnú funkciu umelej inteligencie.

• Stretnutie je dostatočne dlhé a je prepísané, ak si chcete po ňom urobiť poznámky od umelej inteligencie.

Microsoft Teams Premium obsahuje ako komunikačnú funkciu s využitím umelej inteligencie možnosť „Zobraziť poznámky a úlohy generované umelou inteligenciou zo stretnutí“ , zatiaľ čo v pokynoch pre Facilitátora sa samostatne uvádza, že na pridanie alebo zapnutie Facilitátora je potrebný Microsoft 365 Copilot.

Malý háčik, pretože jeden samozrejme existuje: poznámky umelej inteligencie v Recap sú k dispozícii pre udalosti, ktoré trvali dlhšie ako päť minút a boli prepísané do angličtiny, a Microsoft tiež poznamenáva, že formátovanie sa môže líšiť v závislosti od jazyka prepisu.

3. Ako povoliť poznámky s umelou inteligenciou v aplikácii Teams ako správca 🛠️

Pre administrátorov sa postup povolenia funkcie Poznámky umelej inteligencie v aplikácii Teams začína v centre spravovania aplikácie Teams, nie v samotnej schôdzi. Tu sa veľa ľudí zasekne. Stále hľadajú tlačidlo Poznámky umelej inteligencie, ale politika v pozadí potichu hovorí „nie“.

Administrátorská cesta je zvyčajne:

1. Otvorte centrum spravovania služby Teams.

2. Prejdite na Stretnutia.

3. Vyberte položku Zásady schôdzí.

4. Vyberte existujúcu politiku alebo vytvorte novú.

5. Nájdite Nahrávanie a prepis .

6. Vyhľadajte Copilot .

7. Vyberte si jednu z dostupných možností:

   • Zapnuté

   • Vyžaduje sa uložený prepis

   • Zapnuté s predvoleným uložením prepisu

   • Vypnuté

8. Uložte si zásadu a uistite sa, že je priradená správnym používateľom.

Pokyny pre správcov od spoločnosti Microsoft uvádzajú nastavenia politiky prepisu stretnutí v aplikácii Copilot a vysvetľujú, že politika prepisu ovplyvňuje, či môže aplikácia Copilot fungovať počas stretnutí a po nich.

Taktiež musíte potvrdiť, že je k dispozícii samotný prepis. Prepis v Teams je funkcia riadená pravidlamia organizátor aj používateľ, ktorý prepis spúšťa, musia mať toto nastavenie povolené pre schôdze, webináre alebo obecné stretnutia, aby sa prepisy mohli zahrnúť.

Toto je časť, ktorú ľudia preskočia a potom obviňujú Teams. Niekedy si to Teams zaslúži. Nie však vždy.

4. Ako povoliť poznámky s umelou inteligenciou v aplikácii Teams pri plánovaní stretnutia 📅

Pre organizátorov stretnutí je najjednoduchšie pripraviť si poznámky s umelou inteligenciou pred začiatkom stretnutia. To dáva Teamsu viac priestoru správať sa slušne, ako mačka, ktorá už bola nakŕmená.

Pridanie facilitátora pri plánovaní:

1. Otvorte Kalendár v aplikácii Teams.

2. Vyberte Nový.

3. Zapnite schôdze v aplikácii Teams .

4. Vyberte Možnosti.

5. Prejdite na Copilota a inú umelú inteligenciu.

6. Uistite sa, že položka Povoliť druhého pilota a facilitátora je nastavená na jednu z nasledujúcich možností:

   • Iba počas stretnutia

   • Počas stretnutia a po ňom

7. Zapnite prepínač Facilitátor

8. Vyberte možnosť Použiť.

od spoločnosti Microsoft hovoria, že ide o cestu plánovaniaa tiež uvádzajú, že facilitátora je možné pridať iba k naplánovaným schôdzam, nie k schôdzam kanálov, okamžitým schôdzam ani k hovorom cez Teams.

Dobrá pozvánka na stretnutie tiež pomôže. Pridajte jednoduchý program do popisu alebo poznámok zo stretnutia. Moderátor si môže skontrolovať program v pozvánke alebo poznámkach zo stretnutia v službe Loop a použiť ho na udržanie poriadku v diskusii. Nie je to síce kúzlo, ale je to celkom blízko, keď má vaše stretnutie priveľa momentov typu „ešte jedna vec“.

5. Ako zapnúť poznámky s umelou inteligenciou počas živého stretnutia v Teams 🎙️

Možno ste to zabudli povoliť pri plánovaní. Stáva sa to. Otvoríte schôdzku, niekto sa opýta: „Vie si umelá inteligencia robiť poznámky?“ a zrazu sa všetci pozrú na organizátora, akoby ovládali mesiac.

Ak chcete počas schôdze zapnúť Facilitátora:

1. Pripojte sa k stretnutiu v Teamse.

2. V ovládacích prvkoch schôdze vyberte možnosť Ďalšie akcie

3. Vyberte možnosť Zapnúť facilitátora.

4. Ak sa o to v aplikácii Teams spýtate, vyberte jazyk schôdze.

5. Počkajte niekoľko minút, kým sa začnú zobrazovať poznámky.

Po zapnutí funkcie Facilitátor sa ikona Poznámky zmení, čo znamená, že poznámky generované umelou inteligenciou sú aktívne. Spoločnosť Microsoft uvádza, že poznámky sa nezobrazia okamžite a môže to trvať niekoľko minút, pretože sú založené na diskusii zachytenej v prepise.

Jeden dôležitý detail roly: mobilní účastníci si môžu pozrieť živé poznámky, ale Facilitátora môžu počas schôdze zapnúť alebo vypnúť iba organizátori alebo prezentujúci používajúci Teams na počítači alebo webe.

Takže, ak sa niekto pripája z telefónu v taxíku a pýta sa, prečo ho nemôže aktivovať, to môže byť dôvod. Otravné? Áno. Logické? Väčšinou.

6. Ako nájsť poznámky AI po stretnutí v Teams 🔎

Po skončení stretnutia poznámky nezmiznú v hmle produktivity. Zvyčajne ich nájdete v chate počas stretnutia alebo v súhrne.

Ak chcete po stretnutí skontrolovať obsah vygenerovaný umelou inteligenciou:

1. Otvorte Chat v aplikácii Teams.

2. Vyberte chat schôdze.

3. V hornej časti vyberte možnosť Zhrnúť

4. Vyberte možnosť Poznámky alebo Poznámky umelej inteligenciev závislosti od zobrazeného prostredia vášho nájomníka.

Spoločnosť Microsoft uvádza, že k obsahu vygenerovanému facilitátorom je možné pristupovať prostredníctvom chatu zo stretnutia a poznámok zo stretnutia v aplikácii Recap aj po jeho skončení. Poznámky zo stretnutia vygenerované umelou inteligenciou sa ukladajú na stránku Microsoft Loop a účastníci stretnutia môžu túto stránku Loop upravovať pred, počas alebo po stretnutí.

Pokiaľ ide o poznámky s umelou inteligenciou v rekapitulácii, spoločnosť Microsoft uvádza, že používatelia si môžu zobraziť manuálne a umelou inteligenciou generované poznámky a následné úlohy výberom poznámok s umelou inteligenciou v rekapitulácii udalosti, za predpokladu, že stretnutie spĺňa požiadavky na prepis.

Tu sa AI Notes stáva viac než len trikom na stretnutia. Môžete si vyzdvihnúť rozhodnutia, úlohy, prehliadnutý kontext a následné kroky bez toho, aby ste si museli prehrávať celú konverzáciu, ako keby ste vyšetrovali miesto činu v malej kancelárii 🕵️.

7. Porovnávacia tabuľka: Spôsoby použitia poznámok s umelou inteligenciou v aplikácii Teams 📊

Metóda / Funkcia	Najlepšie pre	Hlavná požiadavka	Čo získate	Mierne otravné
Poznámky facilitátora s umelou inteligenciou naživo	Stretnutia, na ktorých ľudia potrebujú poznámky počas rozhovoru	Licencia Microsoft 365 Copilot	Poznámky, rozhodnutia, otázky, úlohy v reálnom čase	Vyžaduje podporovaný typ stretnutia – nie každé stretnutie funguje
Poznámky umelej inteligencie v súhrne	Doháňanie po stretnutí	Prepis oprávneného stretnutia	Poznámky, úlohy, zhrnutie obsahu	Nezobrazí sa, ak chýba prepis
Copilot „Generovanie poznámok zo stretnutia“	Stručné zhrnutia po stretnutí	Microsoft 365 Copilot	Kľúčové témy a akčné body	Samozrejme, stále si to musíš overiť
Poznámky k manuálu Teams	Jednoduché interné stretnutia	Základný prístup k poznámkam zo schôdze	Program, poznámky, úlohy	Niekto musí písať, tragické, ale pravdivé
Nahrávka plus prepis	Pracovné postupy kontroly a dodržiavania predpisov	Pravidlá nahrávania/prepisu povolené	Vyhľadávateľný prepis a kontext prehrávania	Môže vytvárať otázky týkajúce sa úložiska a súkromia

Pokyny spoločnosti Microsoft pre poznámky generované aplikáciou Copilot uvádzajú, že používatelia si môžu vybrať aplikáciu Copilot z chatu počas schôdze, vybrať si ďalšie výzvy, generovať poznámky zo schôdze, kopírovať ich a vkladať ich inde a zároveň používateľom pripomínajú, aby overili výstup umelej inteligencie, pretože môže byť nesprávny.

8. Najlepšie nastavenie stretnutia pre lepšie poznámky s umelou inteligenciou v tímoch 🧠

Vedieť, ako povoliť poznámky s umelou inteligenciou v Teams, je polovica úlohy. Získanie hodnotných poznámok je druhá polovica. AI je slušná v štruktúrovaní, ale nie je to čitateľka myšlienok s náhlavnou súpravou. Potrebuje prehľadné vstupy.

Použite toto nastavenie:

• Pred stretnutím pridajte jasný program.

• Vyslovte rozhodnutia nahlas: „Rozhodnutie: pilotný program spustíme budúci týždeň.“

• Ústne určte vlastníkov: „Maya zodpovedá za následné finančné kroky.“

• Pred zmenou témy si urobte pauzu.

• Vyhnite sa tomu, aby sa päť ľudí navzájom prehováralo. Áno, ambiciózny.

• Používajte názvy konzistentne, aby bolo vlastníctvo úloh jasnejšie.

• Pokiaľ je to možné, zachovajte konzistentnosť jazyka stretnutia.

• Pred zdieľaním poznámok si ich skontrolujte.

Moderátor dokáže zistiť program schôdze z pozvánky alebo z poznámok zo schôdze v režime Loopa môže pomôcť sledovať témy programu počas schôdze.

Nenápadne účinný trik: oznamujte svoje akčné položky, akoby ste rozprávali za veľmi unaveného asistenta. Nie roboticky, len jasne. „Akčná položka: Jordan pošle aktualizovaný balíček.“ Takáto veta robí poznámky umelej inteligencie oveľa menej rozvláčnymi.

9. Bežné problémy, keď sa poznámky umelej inteligencie nezobrazujú ⚠️

Ak v aplikácii Teams chýbajú poznámky umelej inteligencie, nepredpokladajte hneď, že funkcia je nefunkčná. Možno je, ale existuje niekoľko bežných prekážok.

Medzi bežné príčiny patria:

• Pre funkciu, ktorú sa pokúšate použiť, nemáte nárok na Copilot ani Teams Premium

• Funkcia Copilot je v pravidlách pre schôdze v aplikácii Teams zakázaná.

• Prepis je pre organizátora alebo osobu, ktorá sa ho pokúša spustiť, zakázaný.

• Stretnutie je príliš krátke na poznámky z umelej inteligencie.

• Stretnutie nebolo prepísané.

• Nepodporovaný typ stretnutia, napríklad stretnutie kanála pre facilitátora.

• Nesprávna rola, napríklad účastník sa snaží zapnúť facilitátora.

• Obmedzenia pre externých účastníkov.

• Označenia citlivosti alebo extrakcia agendy blokovania šifrovania.

V dokumentácii spoločnosti Microsoft sa uvádza, že Teams používa prepisy udalostí, údaje o dochádzke a údaje z PowerPoint Live na poskytovanie funkcií inteligentného zhrnutia s využitím umelej inteligencie, takže chýbajúce údaje o prepisoch môžu znamenať stratu hodnoty zhrnutia s využitím umelej inteligencie.

V prípade živých poznámok moderátora nezabudnite, že iba organizátori a prezentujúci na počítači alebo webe môžu moderátora počas schôdze zapnúť alebo vypnúť. Mobilní používatelia si môžu živé poznámky zobraziť, ale nemôžu túto funkciu aktivovať rovnakým spôsobom.

10. Súkromie, povolenia a pravidlo „Prosím, overte toto“ 🔐

Poznámky umelej inteligencie sú užitočné, ale nie sú právnym stenografom, pracovníkom pre dodržiavanie predpisov ani vaším najdetailnejším kolegom. Sú generované z údajov zo stretnutí a môžu minúť kontext, formulovať niečo nešikovne alebo zmeniť neupratanú diskusiu na sebavedomo vyzerajúce zhrnutie, ktoré je len zväčša správne.

Spoločnosť Microsoft uvádza, že obsah generovaný umelou inteligenciou v súhrne Teams je založený na prepise udalosti a je poháňaný GPT a inými modelmi umelej inteligenciea že môže byť nepresný, neúplný alebo nevhodný.

Praktické pravidlo je teda jednoduché:

• Pred odoslaním klientom si preštudujte poznámky AI.

• Skontrolujte rozhodnutia, čísla, mená a termíny.

• Pred uložením alebo preposlaním citlivých údajov ich overte.

• Nespoliehajte sa na poznámky umelej inteligencie ako jediný záznam pre právne, personálne, finančné alebo regulované rozhodnutia.

• Uistite sa, že účastníci rozumejú pravidlám prepisu a rekapitulácie generovanej umelou inteligenciou.

Teams má tiež možnosti pre stretnutia a administrátorské ovládacie prvky pre citlivý obsah stretnutívrátane ovládacích prvkov súvisiacich s kopírovaním, preposielaním, nahrávkami, prepismi a prehľadmi generovanými umelou inteligenciou.

Trocha paranoje je tu zdravá. Nie paranoja z alobalu, len paranoja typu „možno nevkladať surový súhrn AI do poznámky na fóre bez toho, aby ste si ho prečítali“.

11. Tipy na zavedenie pre administrátorov a manažérov tímov 🚀

Zavádzanie AI Notes funguje najlepšie, keď len neprepnete prepínač a nedúfate, že sa všetci budú správať ako vo výukovom videu.

Jednoduchý plán zavádzania:

1. Vyberte si malú pilotnú skupinu.

2. Potvrďte licencie a zásady.

3. Povoľte prepis a nastavenia Copilota pre danú skupinu.

4. Vytvorte testovacie stretnutie.

5. Vyskúšajte živé poznámky facilitátora.

6. Vyskúšajte si po stretnutí robiť poznámky s umelou inteligenciou.

7. Zdokumentujte presné kroky, ktoré vaši používatelia vidia.

8. Vytvorte krátky interný návod „kedy používať poznámky AI“.

9. Zahrňte pripomienky týkajúce sa súkromia.

10. Opýtajte sa ľudí, čo ich zmiatlo, pretože vám to povedia. Nahlas.

Dôvodom pilotného projektu je, že prostredie Teams sa môže líšiť v závislosti od licencie, administrátorských politík, typu schôdze, verzie klienta a nastavení organizácie. Nie je to jedno veľké červené tlačidlo. Je to skôr zásuvka plná tlačidiel, pričom niektoré sú označené lepšie ako iné.

12. Rýchla odpoveď: Ako povoliť poznámky s umelou inteligenciou v aplikácii Teams 🏁

Tu je skrátená verzia návodu, ako povoliť poznámky s umelou inteligenciou v aplikácii Teams:

Pre administrátorov:

• Prejdite do Centra spravovania služby Teams.

• Otvorte Schôdze > Zásady schôdzí.

• V časti Nahrávanie a prepispovoľte správnu Copilot .

• Uistite sa, že je povolená transkripcia.

• Priraďte politiku správnym používateľom.

Pre organizátorov:

• Vytvorte naplánovanú schôdzu v aplikácii Teams.

• Otvorte Možnosti > Copilot a iná umelá inteligencia.

• Nastavte Povoliť druhého pilota a facilitátora na povolenú.

• Zapnite Facilitátora.

• Použite nastavenie.

Počas stretnutia:

• Vyberte možnosť Ďalšie akcie.

• Vyberte možnosť Zapnúť facilitátora.

• Počkajte niekoľko minút, kým sa zobrazia poznámky vygenerované umelou inteligenciou.

Po stretnutí:

• Otvorte chat schôdze.

• Prejsť na Zhrnutie.

• Vyberte Poznámky alebo Poznámky s umelou inteligenciou.

To je čistá verzia. Praktická verzia zahŕňa kontrolu licencií, politík, prepisu, rolí a toho, či Teams práve prežíva jeden z tých problémov.

Záverečné myšlienky 💬

Povolenie poznámok s umelou inteligenciou v Teams nie je zložité, keď sú jednotlivé časti zoradené, ale je ľahké si ich pomýliť. Správcovia kontrolujú pravidlá. Organizátori kontrolujú nastavenie stretnutia. Prednášajúci a organizátori môžu aktivovať Facilitátora v podporovaných stretnutiach. Prepis dáva umelej inteligencii niečo, s čím môže pracovať. Zhrnutie je miesto, kde sa stretnutie stáva vyhľadávateľným, prehľadným a – ideálne – menej zahlcujúcim pamäť.

Najlepšie nastavenie je jednoduché: povoliť správne pravidlá, zapnúť prepis, správne naplánovať stretnutie, použiť Facilitátora, keď sú živé poznámky dôležité, a skontrolovať výstup predtým, ako ho budete považovať za pravdu vytesanú do kamenných dosiek 🪨. Poznámky umelej inteligencie sú veľmi užitočné, ale stále sú to poznámky od stroja, ktorý počúva ľudí, ako sa navzájom vyrušujú. Takže áno, používajte ich. Len majte jedno obočie mierne zdvihnuté.

Príklad z reálneho sveta: Používanie AI Notes pre týždenné stretnutie klienta o projekte 🧾

Scenár

Predstavte si malú webovú agentúru, ktorá organizuje týždenné 45-minútové stretnutie v službe Teams s klientom. Stále sa vyskytujú tie isté problémy: rozhodnutia sa zapamätajú v chate, úlohy sa pamätajú len napoly a niekto po každom stretnutí strávi 20 – 30 minút premenou zamotaných poznámok na aktualizáciu pre klienta.

Toto je fiktívny, ale realistický príklad scenára. Agentúra používa poznámky s umelou inteligenciou v aplikácii Teams na vytvorenie prvého návrhu poznámok zo stretnutia, potom projektový manažér skontroluje výstup predtým, ako sa čokoľvek odošle klientovi. Táto posledná časť je dôležitá. Umelá inteligencia pomáha s administratívnou prácou, nenahrádza človeka, ktorý rozumie projektu.

Stretnutie je naplánované v aplikácii Teams, prepis je povolený a Facilitátor je zapnutý pred začiatkom hovoru. To zodpovedá hlavnému bodu článku: Poznámky s umelou inteligenciou fungujú najlepšie, keď sú najprv pripravené licencie, pravidlá pre stretnutia, prepis a nastavenie stretnutia.

Čo asistent potrebuje

Pre toto nastavenie organizátor pripraví:

Plánovaná schôdza v Teamse, nie rýchly improvizovaný hovor.

Stručný program v pozvánke na stretnutie.

Prepis schôdze je povolený.

Moderátor sa zapol pred začiatkom stretnutia.

Projektový manažér poverený kontrolou poznámok AI.

Jednoduchý kontrolný zoznam pre mená, dátumy, náklady, termíny a rozhodnutia klientov.

Dobrý program by mohol vyzerať takto:

Program:

Prehodnoťte výsledky z minulého týždňa.

Potvrďte zmeny textu na domovskej stránke.

Rozhodnite sa, či video na stránke s cenníkom ponecháte alebo odstránite.

Priraďte vlastníkov pre úlohy spustenia.

Potvrďte dátum ďalšej kontroly.

To dáva umelej inteligencii viac štruktúry ako vágne pozvanie na „doháňanie projektu“. Tiež to pomáha ľuďom zostať menej roztrúsení, čo je vždy bonus.

Príklad inštrukcie

Na začiatku stretnutia môže organizátor povedať niečo ako:

„Dnes používame poznámky generované umelou inteligenciou na zaznamenávanie rozhodnutí a akčných položiek. Prosím, jasne uveďte rozhodnutia, uveďte meno vlastníka pre každú úlohu a podľa možnosti uveďte termíny. Poznámky si pred ich zdieľaním po stretnutí prejdeme.“

Počas stretnutia môže projektový manažér jasne stanoviť nasledujúce akčné body:

„Rozhodnutie: video s cenníkom si ponecháme na uvedenie na trh.“

„Úloha: Priya pošle revidovanú verziu domovskej stránky do štvrtka 15:00.“

„Úloha: Mark do piatku skontroluje, či sa analytické značky spúšťajú správne.“

Spočiatku sa to môže zdať trochu formálne, ale dáva to umelej inteligencii jasné háčiky, s ktorými môže pracovať. Vstupujú nejasné diskusie, vznikajú nejasné poznámky. Vstupujú jasné rozhodnutia, vznikajú praktické poznámky.

Ako to otestovať

Pred zavedením v celom tíme spustite malý test na troch stretnutiach.

Stretnutie 1: Používajte iba bežné manuálne poznámky.

Stretnutie 2: Použite poznámky s umelou inteligenciou, ale bez štruktúrovaného programu.

Stretnutie 3: Používajte poznámky s umelou inteligenciou s jasným programom a hovoreným formátom úloh.

Po každom stretnutí skontrolujte:

Ako dlho trvá vytvorenie finálnych poznámok pripravených pre klienta.

Koľko akčných položiek je potrebné opraviť.

Či sú termíny správne zachytené.

Či je ku každej úlohe priradený správny vlastník.

Či súhrn obsahuje niečo, čo nebolo dohodnuté.

Recenzent by mal pred odoslaním akéhokoľvek externého dokumentu porovnať poznámky umelej inteligencie s prepisom. Toto je obzvlášť dôležité z hľadiska financií, časových harmonogramov, právnych formulácií, schvaľovaní alebo záväzkov voči klientom.

Výsledok

Ilustratívny výsledok, založený na načasovaní troch vzorových 45-minútových projektových stretnutí:

Len poznámky k manuálu: 28 minút na vytvorenie čistej aktualizácie klienta.

Poznámky umelej inteligencie bez jasného programu: 17 minút na kontrolu a vyčistenie poznámok.

Poznámky umelej inteligencie s programom a jasne hovorenými akčnými bodmi: 9 minút na kontrolu a odoslanie finálnej aktualizácie.

To predstavuje odhadovanú úsporu 19 minút na jedno stretnutie v porovnaní s manuálnym procesom. Pri štyroch týždenných stretnutiach s klientmi mesačne by to pre jedného projektového manažéra znamenalo úsporu približne 76 minút mesačne.

Kontrola kvality je rovnako dôležitá ako úspora času. V tomto vzorovom teste štruktúrovaná verzia AI Notes správne zachytila ​​8 z 9 akčných položiek. Jedinou chybou bol termín, ktorý si vyžadoval ľudskú opravu. Presne preto by sa AI Notes mali považovať za silný prvý návrh, nie za konečný zdroj pravdy.

Čo sa môže pokaziť

Najčastejšou chybou je vágna reč. Ak niekto povie: „To vyriešime budúci týždeň,“ umelá inteligencia nemusí vedieť, komu patrí to „to“ alebo čo znamená „budúci týždeň“.

Medzi ďalšie riziká patrí:

Úloha pridelená nesprávnej osobe.

Jemný návrh napísaný ako pevné rozhodnutie.

Zmeškanie alebo nesprávne vypočutie termínu.

Citlivé údaje o klientoch, ktoré sa objavujú v poznámkach a zdieľajú sa príliš široko.

Prepis nie je k dispozícii, čo oslabuje zhrnutie po stretnutí.

Organizátor predpokladá, že poznámky umelej inteligencie sú automaticky správne, pretože vyzerajú úhľadne.

Riešenie je nenápadné, ale účinné: použite kontrolný zoznam, potvrďte akčné položky pred koncom stretnutia a neposielajte nespracované poznámky umelej inteligencie priamo klientovi.

Praktické ponaučenie

Poznámky s umelou inteligenciou v aplikácii Teams fungujú najlepšie, keď je schôdza už dobre zorganizovaná. Pridajte program, zapnite správne nastavenia, jasne vyslovte rozhodnutia a určte jednu osobu zodpovednú za kontrolu. Urobte to a poznámky s umelou inteligenciou dokážu premeniť preplnenú schôdzu na použiteľné následné kroky v priebehu niekoľkých minút namiesto vytvárania ďalšieho dokumentu, o ktorom musia všetci neskôr diskutovať.

Často kladené otázky

Ako povolím poznámky s umelou inteligenciou v aplikácii Teams ako správca?

Ak chcete ako správca povoliť poznámky AI v aplikácii Teams, začnite v centre spravovania aplikácie Teams. Prejdite do časti Stretnutia, otvorte sekciu Zásady stretnutí a skontrolujte časť Nahrávanie a prepis. Uistite sa, že je povolená funkcia Copilot a prepis je zapnutý pre správnych používateľov. Zásady je tiež potrebné priradiť ľuďom, ktorí by mali mať prístup k poznámkam AI.

Aké licencie potrebujem pre AI Notes v Teams?

Licencia závisí od funkcie poznámok s umelou inteligenciou, ktorú chcete používať. Živé poznámky generované umelou inteligenciou pomocou Facilitátora zvyčajne vyžadujú Microsoft 365 Copilot. Poznámky s umelou inteligenciou v Recape môžu závisieť od prístupu k Teams Premium alebo Copilot. V mnohých organizáciách by si správcovia mali skontrolovať licenčné aj pravidlá pre schôdze predtým, ako predpokladajú, že je funkcia k dispozícii.

Prečo sa poznámky umelej inteligencie nezobrazujú na mojej schôdzi v aplikácii Teams?

Poznámky AI sa nemusia zobraziť, ak je služba Copilot vypnutá, prepis je zablokovaný alebo typ schôdze nie je podporovaný. Schôdza môže byť tiež príliš krátka, nemusí byť prepísaná alebo jej môžu chýbať správne povolenia organizátora. Bežnou opravou je kontrola licencie používateľa, politiky schôdzí v aplikácii Teams, nastavení prepisu a toho, či bola schôdza naplánovaná a nie okamžite spustená.

Môžem zapnúť poznámky s umelou inteligenciou počas živého stretnutia v Teams?

Áno, na podporovaných schôdzach môže organizátor alebo prezentujúci počas schôdze zapnúť Facilitátora. Zvyčajne to urobia v ovládacích prvkoch schôdze v časti Ďalšie akcie a potom vyberú možnosť Zapnúť Facilitátora. Zobrazenie poznámok môže trvať niekoľko minút, pretože Teams potrebuje obsah diskusie z prepisu, aby mohol vygenerovať užitočné poznámky.

Kde nájdem poznámky AI po schôdzi v Teams?

Po skončení schôdze otvorte chat schôdze v aplikácii Teams a vyberte možnosť Zhrnutie. V závislosti od nastavenia sa môžu zobraziť poznámky alebo poznámky vygenerované umelou inteligenciou. Poznámky vygenerované facilitátorom sa môžu zobraziť aj prostredníctvom chatu schôdze a poznámok zo schôdze. Poznámky vygenerované umelou inteligenciou po schôdzi zvyčajne fungujú najlepšie, keď bola schôdza prepísaná a spĺňala požiadavky na funkcie.

Aký je rozdiel medzi poznámkami zo stretnutia pre facilitátora, rekapituláciu a druhého pilota?

Facilitátor slúži hlavne na živé poznámky generované umelou inteligenciou počas stretnutia. Rekapitulácia je miesto, kde si používatelia následne prezerajú poznámky, úlohy a obsah stretnutia. Poznámky zo stretnutia Copilot sa generujú prostredníctvom rozhrania Copilot z chatu alebo rekapitulácie stretnutia. Prekrývajú sa, ale nie sú to úplne rovnaké funkcie, takže požiadavky na nastavenie sa môžu líšiť.

Potrebujú schôdze v Teams prepis, aby fungovali poznámky s umelou inteligenciou?

V mnohých pracovných postupoch s poznámkami z umelej inteligencie v aplikácii Teams je prepis nevyhnutný, pretože dáva umelej inteligencii niečo na analýzu. Zhrnutie poznámok z umelej inteligencie závisí najmä od dostupnosti prepisu a oprávnenosti na účasť na schôdzi. Správcovia by mali v pravidlách pre schôdze potvrdiť, že je prepis povolený, a organizátori by mali zabezpečiť, aby sa schôdza prepísala, keď potrebujú poznámky po schôdzi.

Kto môže zapnúť Facilitátora pre poznámky s umelou inteligenciou v aplikácii Teams?

Funkciu Facilitátora môžu zvyčajne zapnúť organizátori alebo prezentujúci pomocou aplikácie Teams na počítači alebo webe. Používatelia mobilných zariadení si môžu zobraziť živé poznámky, ale nemusia byť schopní aktivovať Facilitátora sami. Tento rozdiel v rolách často vysvetľuje, prečo jeden účastník vidí možnosť poznámok, zatiaľ čo iná osoba ju nemôže povoliť.

Ako môžem získať lepšie poznámky zo schôdzí generované umelou inteligenciou v aplikácii Teams?

Používajte jasný program, vyslovujte rozhodnutia nahlas a jasne priraďte úlohy podľa ich názvu. Pokiaľ je to možné, vyhnite sa vzájomnému prekrývaniu a zachovajte konzistentný jazyk stretnutia. Poznámky s umelou inteligenciou fungujú najlepšie, keď má stretnutie štruktúru. Pomáha aj to, ak si poznámky pred ich zdieľaním prejdete.

Sú poznámky s umelou inteligenciou v Teams dostatočne spoľahlivé na zdieľanie?

Poznámky umelej inteligencie sú užitočné, ale pred zdieľaním by sa mali skontrolovať, najmä s klientmi alebo vedením. Skontrolujte mená, čísla, rozhodnutia, termíny a citlivé detaily. Praktickým pravidlom článku je považovať poznámky umelej inteligencie za užitočný návrh, nie za dokonalý právny alebo dodržiavací záznam. Ľudská kontrola je stále dôležitá.

Referencie

1. Podpora spoločnosti Microsoft – Facilitátor na stretnutiach v aplikácii Microsoft Teams – support.microsoft.com

2. Microsoft Learn – Nastavenia politiky schôdzí Copilot – learn.microsoft.com

Nájdite najnovšiu umelú inteligenciu v oficiálnom obchode s asistentmi umelej inteligencie

O nás